Email generation

Email communication на сегодня является едва ли не основным методом общения - особенно в деловой атмосфере (офиса, бизнеса и т.п.). Зная насколько email English важен для успешного "вживания" в местную культуру, я решил завести раздел, в котором буду знакомить вас с элементами, образцами и любопытными особенностями, характерными для "электронного" английского.
 
Приведенные здесь emails и email threads взяты из реальной повседеневной деловой переписки, с которой Вашему покорному слуге приходилось в разные времена сталкиваться. Разумеется, с некоторой адаптацией (имена, названия, суммы и т.п. по понятным причинам изменены).
 

Email #4: invoices

posted Aug 30, 2010, 8:38 AM by Vladimir Pogrebinski   [ updated Sep 13, 2010, 8:57 AM ]

Email 4.1 (Jean to Sophie):
 
June 21

Hi Sophie

Can you give me an update on the payment of the two attached invoices?

Thanks Sophie!
 
Jean

Email 4.2 (Jean to Management and Sophie)
 
July 7

Good Afternoon

I need communication from Sophie on the payment status of three invoices issued to you with a total of $12,000. Without communication from her, I don’t know if there is a problem anywhere or not.

Inv # 200301155 - $245.00 – 49 days overdue (pending signature authorization)
Inv # 200301156 - $4,755.00 – 48 days overdue
Inv # 200301168 - $7,000.00 – 19 days overdue

Sophie, I would sincerely appreciate knowing when payment can be expected for these invoices as the sum total is getting high for a small company to continue to carry.
 
Many thanks
 
Jean

Email 4.3 (Sophie to Jean)
 
July 8

Jean,

These are pending authorization for payment:

Inv # 200301155 - $245.00 – 49 days overdue
Inv # 200301156 - $4,755.00 – 48 days overdue

This one was never sent to me:

Inv # 200301168 - $7,000.00 – 19 days overdue

Thank you,

Sophie

Email 4.4 (Management to Jean) 
 
July 21

Apologies on the late reply. Sophie, Paul and I met on Thursday to clean out the pending invoices and the source of the funding(s). All were approved to be processed immediately, with the exception of the Vendor Database project.

The processing of invoices is not under our responsibility, and we are limited in our influence for getting these paid on time. My advice is that you contact Sophie’s director Loraine Penn for further clarification.

I am hoping that getting these out of the way ASAP will better our relations, now and in the future. Sophie’s on holidays right now, but I understand this is not holding up the process.

If there’s anything else I can do, please let me know.
 
Brent
Comments:
  • Серия последовательных emails называется a thread.
  • Communication - в выражении I need communication from Sophie - означает ответный email либо телефонный звонок. Джин нужно, чтобы Софи прореагировала хоть каким-то образом на ее запросы.
  • I would appreciate - очень распространенная формула в бизнес-переписке. Ближе всего я бы перевел ее "я был бы признателен".
  • Pending authorization - канцелярское выражение, чаще всего означающее, что какие-то документы "ожидают подписи, одобрения руководства".
  • Overdue - чаще всего указывает на наличие какой-то задолженности. В данном случае в проплате счетов, которые были отправлены давно, но до сих пор не оплачены клиентом. "30 days overdue" - означает 30-дневную задолженность. Так же может относиться к чему-то, что должно было быть сделано давно, но так и не было сделано. Например, подруга, с которой вы давно не встречались, может в email сказать нечто вроде "We haven't gone out for coffee for awhile. I think we are long overdue" имея в виду, что уже давно пора снова встретиться и сходить на кофе.
  • Apologies (or "My apologies") - еще одна фраза, часто встречающееся в деловой переписке. Аналог русского "приношу свои извинения". То же, что "I'm sorry", но более официально.

Email #3: meeting a lawyer

posted Aug 30, 2010, 8:31 AM by Vladimir Pogrebinski   [ updated Sep 13, 2010, 8:56 AM ]

Email 3.1 (client to lawyer)
 
Dear Mr. Smith: I was referred to you for a 30-min legal advice. I’d like to schedule an appointment with you for a brief counseling session regarding the changing of my existing court order, if at all possible.
 
Sincerely,
 
Alan Hall

Email 3.2 (lawyer to client)
 
Sorry for the delay in replying to you. I was away on vacation when your email arrived.

I can meet with you next week on either Tuesday or Wednesday at 11am on both days. Please advise if that is acceptable.
 
I will need you to bring a copy of the court order as well.
 
Cory Smith

Email 3.3 (client to lawyer)
 
Hi: I just got back from vacation this morning myself. Does Wednesday, Apr 18 @ 11am still work for you? Yes, I can bring the copy.

Please let me know.

Sincerely,
 
Alan

Email 3.4 (lawyer to client)
 
That would be fine. See you then.
 
Cory Smith
Comments:
  • Чаще всего email начинается с приветствия и/или обращения по имени, а заканчивается подписью (в той или иной форме). Однако иногда обращение может опускаться, особенно когда электронное послание продолжает начатый разговор. Лично я предпочитаю включать имя собеседника при обращении в каждом письме. Мне кажется это более вежливым.
  • @ - at. @ 11am = в 11 часов утра.
  • Please advise - еще одна формула, аналогичная "Please let me know", но еще более "деловая". В данном случае означает "дайте знать, известите". Используется в деловой, официальной переписке.

Email #2: maintenance

posted Aug 30, 2010, 8:24 AM by Vladimir Pogrebinski   [ updated Sep 13, 2010, 8:53 AM ]

Email 2.1 (Taylor to Fred & Mary)
 
Hi Fred,

There is a need to do some basic maintenance on the QA servers this afternoon, and there is a chance that the application may become unavailable for a short time. Is there a time when this could be done without affecting any users?
 
Thanks,
 
Taylor

Email #2.2 (Mary to Taylor)
 
Anytime is OK on our end.
 

Email #2.3 (Taylor to Fred and Mary)

Hi Fred, Mary

The maintenance on the QA servers is complete and the application is back up and running.

Thanks,

Taylor
Comments:
  • Еще один email, связанный с компьютерными системами.
  • QA - Quality Assurance. Распространенное сокращение, касающееся тестовых систем.
  • Maintenance - в данном контексте обозначает "плановое обслуживание или тех. обслуживание"
  • Примечание: Постарайтесь не привязываться к компьютерной специфике, а обратить внимание на построении email.

Email #1: asking for help

posted Aug 30, 2010, 7:28 AM by Vladimir Pogrebinski   [ updated Oct 6, 2012, 9:42 PM ]

Email 1.1 (Don to Brent)
 
Hi Brent,
 
Could you help us out with an error we are encountering when we launch the current production version of AAA application on a Windows 7 computer?
Attached is a copy of the error message that occurs when we launch the app and the log files.

Thanks, Brent.

Don

Email 1.2 (Brent to Don and Paul)
 
Hey Don,
 
It looks very similar to the problems that I was having during our own upgrade. From my experience with upgrading other applications and websites, it takes about a week of initial investigation to determine the amount of effort required to do the upgrade. If the upgrade is something that is going to be required, I believe that we should get together as a group and discuss available options.

Thx

Brent

Email 1.3 (Paul to Brent)

Thanks Brent. We’re going to try some workarounds before we consider proceeding with the upgrade you are proposing. Please stand by.

Paul
 
Comments: 
  • Application - весьма распространено в официальной переписке. Означает "компьютерное приложение, программа". Например Microsof Word is a Windows application.
  • App - сокращенно от Application.
  • Thx = Thanks!
  • Workaround - окольный (непрямой) путь решения какой-либо проблемы. 
  • Stand by - в данном случае означает предложение подождать, не предпринимать ничего, ожидая дальнейших указаний.

Сокращения - Abbreviations (Acronyms) - 2

posted Aug 24, 2010, 2:16 PM by Vladimir Pogrebinski   [ updated Feb 24, 2016, 2:10 PM ]

Еще несколько аббревиатур, более широкого круга использования (не ограниченного лишь офисом).
 
 LOL laugh out loud (выражение чего-то уж очень смешного)
 L laugh (смех) 
 S smile; то же, что :)) 
 XOX (XOXOXOXOX) hugs and kisses. Обнимашки и поцелуи. Иногда таких крестиков и ноликов может быть полстраницы, но смысл тот же. 
 c u      see you
 u you. Меня лично, если честно, это сокращение раздражает, но это уже стало почти что стандартом - особенно в среде подростков. 
 c u l8ter попробуйте  прочитать "это"! Такое вполне можно встретить в тинейджеровской смс-ке! Если не получится то наведите мышкой на саму фразу.
 how r u? How are you? 
   
   

Сокращения - Abbreviations (Acronyms)

posted Aug 24, 2010, 1:55 PM by Vladimir Pogrebinski   [ updated Feb 24, 2016, 2:09 PM ]

Abbreviations (или Сокращения) надежно вошли в культуру Web-поколения. Я не буду приводить здесь всем известные "смайлики" (здесь называемые emoticons) типа :), ;), :-), :(, :-( и т.п. в силу их универсальности, а расскажу лишь о нескольких наиболее характерных для североамериканской email культуры. Кому интересен полный список web-аббревиатур, можете полистать на вот этом сайте. Их там несколько тысяч :)).
 
Вот эти сокращения более распространены в офисной среде -->
 
Сокращение Обозначение 
 ASAP as soon as possible 
 BTW by the way 
 FYI for your information
 TBD to be discussed 
 TBA to be announced 
 N/A non applicable 
 QA Quality Assurance - обычно речь идет о тестовой, отладочной системе 
 & = and 
   

1-6 of 6