Email generation‎ > ‎

Email #4: invoices

posted Aug 30, 2010, 8:38 AM by Vladimir Pogrebinski   [ updated Sep 13, 2010, 8:57 AM ]
Email 4.1 (Jean to Sophie):
 
June 21

Hi Sophie

Can you give me an update on the payment of the two attached invoices?

Thanks Sophie!
 
Jean

Email 4.2 (Jean to Management and Sophie)
 
July 7

Good Afternoon

I need communication from Sophie on the payment status of three invoices issued to you with a total of $12,000. Without communication from her, I don’t know if there is a problem anywhere or not.

Inv # 200301155 - $245.00 – 49 days overdue (pending signature authorization)
Inv # 200301156 - $4,755.00 – 48 days overdue
Inv # 200301168 - $7,000.00 – 19 days overdue

Sophie, I would sincerely appreciate knowing when payment can be expected for these invoices as the sum total is getting high for a small company to continue to carry.
 
Many thanks
 
Jean

Email 4.3 (Sophie to Jean)
 
July 8

Jean,

These are pending authorization for payment:

Inv # 200301155 - $245.00 – 49 days overdue
Inv # 200301156 - $4,755.00 – 48 days overdue

This one was never sent to me:

Inv # 200301168 - $7,000.00 – 19 days overdue

Thank you,

Sophie

Email 4.4 (Management to Jean) 
 
July 21

Apologies on the late reply. Sophie, Paul and I met on Thursday to clean out the pending invoices and the source of the funding(s). All were approved to be processed immediately, with the exception of the Vendor Database project.

The processing of invoices is not under our responsibility, and we are limited in our influence for getting these paid on time. My advice is that you contact Sophie’s director Loraine Penn for further clarification.

I am hoping that getting these out of the way ASAP will better our relations, now and in the future. Sophie’s on holidays right now, but I understand this is not holding up the process.

If there’s anything else I can do, please let me know.
 
Brent
Comments:
  • Серия последовательных emails называется a thread.
  • Communication - в выражении I need communication from Sophie - означает ответный email либо телефонный звонок. Джин нужно, чтобы Софи прореагировала хоть каким-то образом на ее запросы.
  • I would appreciate - очень распространенная формула в бизнес-переписке. Ближе всего я бы перевел ее "я был бы признателен".
  • Pending authorization - канцелярское выражение, чаще всего означающее, что какие-то документы "ожидают подписи, одобрения руководства".
  • Overdue - чаще всего указывает на наличие какой-то задолженности. В данном случае в проплате счетов, которые были отправлены давно, но до сих пор не оплачены клиентом. "30 days overdue" - означает 30-дневную задолженность. Так же может относиться к чему-то, что должно было быть сделано давно, но так и не было сделано. Например, подруга, с которой вы давно не встречались, может в email сказать нечто вроде "We haven't gone out for coffee for awhile. I think we are long overdue" имея в виду, что уже давно пора снова встретиться и сходить на кофе.
  • Apologies (or "My apologies") - еще одна фраза, часто встречающееся в деловой переписке. Аналог русского "приношу свои извинения". То же, что "I'm sorry", но более официально.
Comments